Regulamin
REGULAMIN FUNKCJONOWANIA ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU e-OBYWATEL
Postanowienia ogólne
Cele
Definicje
2. System e-Obywatel – System Obsługi Obywatela.
3. Regulamin – niniejszy regulamin funkcjonowania Systemu e-Obywatel.
4. Obywatel – osoba, która jest adresatem korespondencji generowanej z Systemu e-Obywatel.
5. Odbiorca – konto Obywatela, który dokona skutecznej Rejestracji.
6. Użytkownik – osoba, pracownik urzędu, która posiada niezbędne uprawnienia do zarządzania Systemem e-Obywatel.
7. Rejestracja – jednorazowa czynność faktyczna, polegająca na wypełnieniu formularza rejestracyjnego, wymagana dla uzyskania statusu Odbiorcy w rozumieniu Regulaminu skutkująca założeniem konta Odbiorcy.
8. Baza danych - zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów gromadzonych według systematyki lub metody określonej przez system e-Obywatel, indywidualnie dostępnych środkami elektronicznymi, wymagający istotnego co do jakości i ilości nakładu w celu sporządzenia, weryfikacji i prezentacji jego zawartości.
9. Łącze internetowe - dowolny rodzaj połączenia Odbiorcy z Systemem teleinformatycznym.
10. Materiał – tekst, obrazy lub jakiekolwiek inne dane zamieszczone w systemie e-Obywatel lub przekazane do systemu e-Obywatel za pomocą odpowiedniej procedury elektronicznej.
11. System teleinformatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie i przechowywanie a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne z pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. Prawo telekomunikacyjne.
12. Aplikacja mobilna – System teleinformatyczny działający na urządzeniach przenośnych, takich jak smartfony, czy tablety.
13. Kod walidacyjny – wykorzystywany przez Aplikację mobilną, przypisany jednemu Odbiorcy kod, służący identyfikacji Obywatela korzystającego z Aplikacji mobilnej.
14. Środki komunikacji elektronicznej - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między Systemami teleinformatycznymi.
15. Urząd – Urząd właściwy dla danej jednostki terytorialnej.
16. Jednostka organizacyjna – podległe Urzędowi jednostki realizujące jego zadania lub wspomagające Urząd w ich realizacji.
17. Uwierzytelnienie - potwierdzenie zadeklarowanej tożsamości obywatela.
18. ePUAP – elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej – ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób.
19. Profil zaufany - bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela Polski w systemach elektronicznej administracji. Stanowi alternatywę dla bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym w kontakcie z administracją.
20. Dane osobowe – to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny, albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.
21. Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych – to zachowanie poufności, integralności i rozliczalności danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych przetwarzanych w systemach informatycznych.
22. Przetwarzanie danych osobowych - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.
23. Zgoda osoby, której dane dotyczą - oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie.
24. Świadczenie usług drogą elektroniczną - wykonanie usługi, które następuje przez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą systemów teleinformatycznych, ich przechowywanie i selekcjonowanie.
25. IOS – system operacyjny w wersji minimum 7, działający na urządzeniach przenośnych, takich jak smartfony, czy tablety.
26. Android – system operacyjny w wersji minimum 4, działający na urządzeniach przenośnych, takich jak smartfony, czy tablety.
Zasady funkcjonowania
1. System e-Obywatel może wysyłać i udostępniać wiadomości za pośrednictwem czterech kanałów elektronicznych: email, sms, ePUAP oraz aplikacji mobilnej.
2. Dla skutecznej komunikacji, System e-Obywatel musi zostać uzupełniony danymi Obywateli, z którymi Urząd będzie nawiązywać komunikację. W szczególności, System e-Obywatel (lub zintegrowany system dziedzinowy) musi zostać uzupełniony o dane kontaktowe Obywatela.
3. Wprowadzanie danych Obywateli odbywać się może poprzez wypełnianie przez zainteresowanego Obywatela, dedykowanego formularza ePUAP
4. Po wybraniu przez użytkownika opcji wysłania kodu autoryzującego, na wskazaną przy rejestracji skrytkę ePUAP, System e-Obywatel automatycznie wysyła Kod walidacyjny dla aplikacji mobilnej. Wprowadzenie tego kodu w Aplikacji mobilnej jest warunkiem możliwości otrzymywania za pomocą Aplikacji mobilnej wiadomości z Urzędu kierowanych tylko do Obywatela, do którego ten kod jest przypisany.
5. Wprowadzone w dowolny sposób dane Odbiorców mogą być w dalszej kolejności wykorzystywane w Module wiadomości, który służy do tworzenia oraz zarządzania wiadomościami wysyłanymi i udostępnianymi przez Urząd.
6. Jedna wiadomość może być dystrybuowana przez system jednym, kilkoma lub wszystkimi dostępnymi kanałami.
7. System w dowolnym momencie pozwala na edycję informacji o Obywatelach, bądź na życzenie każdego z nich, jej usunięcia.
Rejestracja konta Odbiorcy
1. Obywatel rejestruje się w systemie poprzez ePUAP i dedykowaną usługę udostępnianą na platformie ePUAP.
2. Dokonując Rejestracji Obywatel przyjmuje do wiadomości i akceptuje niniejszy Regulamin oraz zobowiązuje się do przestrzegania prawa podczas otrzymywania korespondencji z Systemu, w szczególności do przestrzegania autorskich praw majątkowych oraz praw wynikających z rejestracji wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i przemysłowych innych osób, a także do poszanowania dóbr osobistych osób trzecich i Urzędu oraz poszanowania dobrych obyczajów.
3. Podanie danych osobowych jest konieczne aby przeprowadzić proces rejestracji i móc otrzymywać wiadomości za pośrednictwem systemu.
4. Podczas Rejestracji obowiązkowo należy podawać prawdziwe dane.
5. Dostęp do niektórych funkcjonalności Systemu wymaga podania numeru PESEL odbiorcy. Weryfikacja podania prawidłowego numeru PESEL wymaga stawiennictwa w siedzibie Urzędu lub też zarejestrowanie konta za pośrednictwem kanałów elektronicznych z wykorzystaniem podpisu kwalifikowane/Profilu Zaufanego.
6. Usunięcie przez Urząd, na wniosek Obywatela, jego danych osobowych podawanych w formularzu rejestracyjnym uniemożliwia świadczenie przez Urząd usługi w ramach Systemu.
Postanowienia końcowe
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych w ramach obsługi systemu e-Obywatel określa Polityka prywatności oraz informacja o plikach cookies stanowiąca załącznik do regulaminu.
I. Polityka prywatności
Ogólną zasadą Urzędu jest przestrzeganie wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących prywatności i ochrony danych. Przywiązujemy najwyższą wagę do zyskania i utrzymania zaufania Obywateli, którzy przekazują nam swoje dane osobowe. Właściciel Systemu e-Obywatel szanuje prawa Obywateli do prywatności treści i danych. Właściciel Systemu e-Obywatel świadomy wagi czynników mogących naruszyć ochronę przetwarzanych danych osobowych deklaruje podejmowanie wszelkich możliwych działań koniecznych do zapobiegania zagrożeniom bezpieczeństwa danych. Ochrona danych osobowych jest realizowana poprzez zabezpieczenia, których zastosowanie pozwala zapewnić poufność, integralność oraz rozliczalność danych.
Poniższa część Regulaminu określa administratora danych i jego obowiązki, wskazuje podstawy prawne przetwarzania oraz jakie informacje i dane umożliwiają (lub nie) identyfikację osób fizycznych, w jakich przypadkach i na jakich zasadach, jakie przysługują im prawa, komu udostępniamy dane, jak długo je przetwarzamy i jak je zabezpieczamy.
Oznaczenie administratora
Zgodność przetwarzania danych z przepisami prawa nadzoruje wyznaczony przez administratora Inspektor Ochrony Danych Osobowych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: iod@pszczyna.pl , telefon: 32 449 39 69 lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.
Zobowiązania Urzędu
1. przekazać informację Odbiorcy o sposobie postępowania z jego danymi;
2. przetwarzać dane osobowe Odbiorcy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3. przetwarzać dane osobowe Odbiorcy w sposób odpowiadający celom, dla których je pierwotnie gromadzono;
4. podjąć czynności w celu zapewnienia, że dane osobowe Odbiorcy są merytorycznie poprawne, prawdziwe, aktualne, adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, dokładne, kompletne oraz w stosownych przypadkach, regularnie aktualizowane;
5. stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii tych danych;
6. zabezpieczyć dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym lub nieuprawnioną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
7. przechowywać dane osobowe w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania;
8. niezwłocznie reagować na naruszenia ochrony danych i postępować w zgodzie z przepisami prawa i obowiązującymi w urzędzie zasadami postępowania.
Cel i podstawy prawne przetwarzania
• wypełnieniem obowiązków prawnych ciążących na administratorze,
• realizacją umów zawartych z kontrahentami urzędu,
• realizacją zadań w interesie publicznym należących do zadań własnych urzędu lub urzędowi zleconych i powierzonych,
• wykonywanie zadań w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
• prowadzenia postępowań należących do właściwości administratora w sprawach indywidualnych,
• realizacji działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie prawnie dozwolonym,
• w pozostałych przypadkach dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w zależności od rodzaju sprawy, o którą wnosisz z wykorzystanie systemu e-Obywatel lub która Ciebie dotyczy jest:
• przygotowanie i wykonanie zawartej z Tobą umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO*),
• wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – znajdującego oparcie w przepisach prawa powszechnie obowiązującego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• niezbędność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e RODO),
• Twoja zgoda – w przypadku przetwarzania danych, których przetwarzanie nie znajduje oparcia w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, np. w celu ułatwienia kontaktu w załatwianych przez Ciebie sprawach w Urzędzie, (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. L119/1 z późn. zm.).
Dowolność lub obowiązek podania danych
Podejmując decyzję o korzystaniu z Systemu e-Obywatel, wyrażasz zgodę na przetwarzanie swych danych osobowych w sposób wskazany w niniejszych zasadach oraz we wszelkich stosownych deklaracjach prywatności. Jeżeli nie wyrażasz zgody na przetwarzanie swych danych osobowych w sposób wskazany w niniejszych zasadach, zobowiązany jesteś powstrzymać się od Rejestracji.
Możesz korzystać z naszych usług bez identyfikacji, ale jako użytkownik niezalogowany masz jedynie możliwość przeglądania oferowanych przez nas e-usług, pobierania i drukowania formularzy. Gdy korzystasz z naszych e-usług nie będąc zalogowany do systemu zbieramy jednak pewne identyfikujące Cię informacje, tj : ? adresy IP, adres URL, informacje o zachowaniach w systemie, kliknięcia w elementy stron w systemie, nazwę Twojego dostawcy usług internetowych, informację o rodzaju Twojego systemu operacyjnego oraz o rodzaju i wersji Twojej przeglądarki, liczba urządzeń, na których zarejestrowana jest Aplikacja mobilna, UUID urządzenia, z którego nastąpiło połączenie z systemem.
Chcąc korzystać z pełnej funkcjonalności systemu e-Obywatel konieczne jest zarejestrowanie się i założenie konta w systemie. Rejestracja wymaga obowiązkowego podania danych jednoznacznie Cię identyfikujących, w postaci: ?? imienia (imion), nazwiska, nr PESEL, daty urodzenia, a także adresu zamieszkania, pobytu ?
Abyś jako zalogowany użytkownik otrzymywał wybrane zwrotne informacje z urzędu , np. o wystawionej decyzji, o zbliżającym się terminie płatności, o zaległościach, o stanie i zrealizowaniu jego sprawy, czy też informacje o planowanych wydarzeniach, wiadomości o zagrożeniach, niezbędne jest podanie kanału/kanałów komunikacji z jakich chcesz korzystać w kontakcie z urzędem (nr telefonu komórkowego, adres e-mail, adres ESP) oraz wyrazić zgodę na elektroniczną formę kontaktu.
Twoje prawa
Masz także prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także - w przypadkach przewidzianych prawem - prawo do usunięcia danych, prawo do przenoszenia danych i prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Udostępnianie danych osobowych
Czas przetwarzania
Bezpieczeństwo danych osobowych
Dbając o bezpieczeństwo Twoich danych nie zamierzamy ich przekazywać do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.
Nie będziemy ich także profilować, mogą być jednak przetwarzane w sposób zautomatyzowany, m. in. w procesie weryfikacji Twojej tożsamości w trakcie logowania się do systemu.
II. PLIKI COOKIES
Czym są pliki cookies i do czego służą?
Cookies są stosowane najczęściej w przypadku liczników, sond, sklepów internetowych, stron wymagających logowania, reklam i do monitorowania aktywności odwiedzających. Ciasteczka umożliwiają także m.in. zapamiętanie Twoich zainteresowań i dostosowanie do nich stron internetowych w zakresie wyświetlanych treści oraz dopasowania reklam.
Cookies używają obecnie praktycznie wszystkie działające w Internecie serwisy - wyszukiwarki, strony informacyjne, blogi, sklepy internetowe, strony urzędów, czasopism i gazet, itd. Korzysta z nich także nasza strona.
Więcej informacji na temat ciasteczek można znaleźć na stronie: www.wszystkoociasteczkach.pl
Co robią cookies?
• identyfikują dane komputera i przeglądarki używanych do przeglądania stron internetowych – pozwalają np. dowiedzieć się czy dany komputer już odwiedzał stronę,
• dane pozyskane z „cookies” nie są w żaden sposób łączone z danymi osobowymi użytkowników pozyskanymi np. podczas rejestracji w serwisach,
• nie są szkodliwe ani dla Ciebie ani dla Twoich komputerów, czy smartfonów – nie wpływają na sposób ich działania,
• nie powodują zmian konfiguracyjnych w urządzeniach końcowych, ani w oprogramowaniu zainstalowanym na tych urządzeniach,
• domyślne parametry „ciasteczek” pozwalają na odczytanie informacji w nich zawartych jedynie serwerowi, który je utworzył,
• na podstawie Twoich zachowań na odwiedzanych stronach internetowych przekazują do serwerów informacje, dzięki którym wyświetlana strona jest lepiej dopasowana do indywidualnych preferencji.
Jakie są rodzaje plików cookies?
"Ciasteczka sesyjne" – (ang. session cookies) są tymczasowymi plikami, przechowywanymi w pamięci przeglądarki do momentu zakończenia jej sesji (czyli do chwili zamknięcia przeglądarki). Te pliki są obowiązkowe, aby niektóre aplikacje lub funkcjonalności działały poprawnie. Po zamknięciu przeglądarki powinny być automatycznie usuwane z urządzenia, na którym oglądałeś stronę,
"Ciasteczka stałe" – (ang. persistent cookies) ułatwiają korzystanie z często odwiedzanych stron (np. zapamiętują ulubiony układ kolorystyczny, albo układ menu na Twoich ulubionych stronach). Pliki te przechowywane są w odpowiednim folderze przez dłuższy czas, który możesz regulować w ustawieniach używanej przeglądarki. Za każdym razem, gdy odwiedzasz stronę, dane z tych ciasteczek są przekazywane na serwer. Ten typ plików cookie, z angielska jest czasem nazywany "śledzącymi" (tracking cookies),
"Ciasteczka zewnętrzne" - (ang. third parties cookies) - są plikami pochodzącymi zazwyczaj z serwerów reklamowych, serwerów wyszukujących itd., współpracujących z właścicielem danej strony. Dzięki nim wyświetlane reklamy są dostosowane do Twoich preferencji i zwyczajów, co w zamian niejednokrotnie pozwala na bezpłatne korzystanie z części zawartości serwisu. Z ich pomocą są również zliczane "kliknięcia" na reklamy, preferencje użytkowników etc,
Czy musisz wyrazić zgodę na używanie przez nas cookies?
• zaakceptowania obsługi „cookies”, co pozwoli Ci na pełne korzystanie z opcji oferowanych przez witryny internetowe,
• zarządzania cookies na poziomie pojedynczych, wybranych przez Ciebie witryn,
• określenia ustawień dla różnych typów „cookie”, na przykład akceptowania plików trwałych jako sesyjnych itp.,
• blokowania lub usuwania cookies.
Informacje na temat możliwości włączenia i wyłączenia ciasteczek w najbardziej popularnych przeglądarkach znajdziesz na stronach ich producentów. Pozostawienie ustawień przeglądarki bez zmian oznacza zgodę na stosowanie przez nas ciasteczek. Ich blokowanie lub wyłączenie obsługi niektórych ich rodzajów może uniemożliwić Ci natomiast skorzystanie z pełnej funkcjonalności strony lub zakłócić jej poprawne funkcjonowanie.
Do czego wykorzystujemy cookies?
• tworzenia statystyk, co umożliwia ulepszanie zawartości stron ich struktury i zawartości,
• utrzymanie sesji Użytkownika strony.
W celu poprawnego wyświetlania strony zbierane są następujące informacje: nazwa i wersja przeglądarki internetowej, ustawienia języka, data i godzina wysłania żądania do serwera, IP z którego zostało wysłane żądanie, żądany URL. Dane te zbierane są w celu umożliwienia prawidłowej obsługi strony.
W celu tworzenia statystyk wykorzystywane jest narzędzie analityki internetowej – Google Analytics, które gromadzi dane oraz korzysta z własnych plików cookies zgodne z Polityką Prywatności firmy Google dostępną pod tym adresem.
Google gromadzi na swoich serwerach dane pozyskane z umieszczania na urządzeniach plików cookies i korzysta z tych informacji w celu tworzenia raportów i świadczenia innych usług związanych z ruchem i korzystaniem z Internetu. Google może również przekazywać te informacje podmiotom trzecim, jeżeli będzie zobowiązane to uczynić na podstawie przepisów prawa lub w przypadku, gdy podmioty te przetwarzają takie informacje w imieniu Google.
Dane zbierane przez naszą stronę nie są ujawniane ani udostępniane podmiotom trzecim za wyjątkiem właściwych organów ścigania uprawnionych do prowadzenia postępowania karnego w związku z jego wszczęciem na nasz wniosek.